Het 6-stappenproces voor het omgaan met afwezigheid van werknemers |Als ik werk (2024)

door

Noelle Forseth

Op het eerste gezicht (of late klok in) lijken afwezige werknemers en traagheid misschien niet zo'n groot probleem.De noodsituaties gebeuren tenslotte.Shifts worden herschikt en het kan goed voelen om je team samen te zien komen en te dekken voor een zieke collega.Maar wat als af en toe minstens eenmaal per maand, of zelfs eenmaal per week wordt?Wat als het ziekteverzuim niet zo nu en dan niet meer wordt en in plaats daarvan een gedragspatroon wordt?

Wat is het ziekteverzuim van werknemers?

Verzuim voor werknemers is een frequent gebrek aan aanwezigheid op het werk zonder geldige oorzaak.Afwezigheid doet dat welnietinclusief af en toeNo-Call, no-showof instanties die niet kunnen worden gecontroleerd, zoals ziekte of autoproblemen.

Volgens deU.S. Bureau of Labor Statistics, 7,8 miljoen werknemers hadden in januari 2022 een ziektegerelateerde werkgerelateerd, een stijging van 110% ten opzichte van de 3,7 miljoen van het voorgaande jaar.In 2020,Afwezigheid kostte Amerikaanse bedrijven ongeveer $ 3.600 voor elke werknemer per uur.

Hoe om te gaan met het verzuim van werknemers op de werkplek

Verzuim voor werknemers kan moeilijk aan te pakken zijn zodra het een gewoonte of geaccepteerd gedrag van uw team is geworden.Je kunt werknemers tenslotte niet dwingen om op tijd te werken.Maar in plaats van te kijken naar de kosten van onverwachte afwezigheid, probeer dan dit zesstappenproces om het verzuim van werknemers op de werkplek te verminderen:

1. Creëer een personeelsbestand

De eerste stap in het leren om te gaan met het verzuim van werknemers?Creëer een officieel personeelsbeleid.De aanwezigheid op de werkplek moet eenvoudig zijn - op tijd, zoals gepland.Maar in werkelijkheid kan het uitzoeken hoe je afwezig van medewerkers moet volgen, documenteren en repareren, ingewikkeld worden en met veel IFTTW komen - als dat, wat dan - scenarios.Wat als een werknemer in 45 minuten te laat komt, maar nog steeds verschijnt?Wat als ze een ziek kind of een ander noodgeval hebben?Wat als ze helemaal niet opdagen voor werk?Dan wat?

Het maakt niet uit of uw bedrijf geen officiële HR -afdeling heeft of dat u vijf of vijftig werknemers hebt.Een officieel aanwezigheidsbeleid maakt verwachtingen voor werkgedrag en disciplinaire actie duidelijk voor alle teamleden.Dus neem nu de tijd om een beleid samen te stellen dat eerlijk is voor zowel u als uw werknemers.Overweeg verschillende aanwezigheidsproblemen, zoals geplande afwezigheid, ongeplande afwezigheid en traagheid en beslissen vervolgens noodzakelijke disciplinaire acties en volgende stappen voor elk.Het hoeft niet ingewikkeld te zijn.Richt zich in plaats daarvan op het creëren van een beleid dat subjectiviteit uitsluit en definieert wat elk type afwezigheid betekent in duidelijke, gewone taal.

Als u klaar bent, houdt u niet alleen uw gloednieuwe aanwezigheidsbeleid in een bindmiddel op de plank of verbergt u het in de kleine lettertjes van een werknemershandboek.Zorg ervoor dat elke werknemer, inclusief nieuwe medewerkers, de kans heeft om het te zien en op de hoogte wordt gebracht van de wijzigingen.Benadruk het belang van aanwezigheid als een gedeelde verantwoordelijkheid en dat van iedereen wordt verwacht dat hij zijn einde van het koopje houdt.Laat uw werknemers een verklaring van afstand ondertekenen waarin wordt bevestigd dat ze het beleid hebben gelezen en dat zij instemmen om te werken onder de nieuwe aanwezigheidsvereisten.Het is een goed idee voor uw gegevens om het schriftelijk te bevestigen als er later disciplinaire problemen zich voordoen.En over disciplinaire kwesties gesproken ...

2. Handhaaf uw aanwezigheidsbeleid consequent

Een gewoonte duikt niet 's nachts op.Een patroon van ziekteverzuim voor werknemers is iets dat zich in de loop van de tijd ontwikkelt en mogelijk al als geaccepteerd gedrag wordt gezien tegen de tijd dat het probleem op uw bureau landt.Om te leren hoe u afgesproken afgeeft op de werknemers op de werkplek, moet u uw aanwezigheidsbeleid consequent, elke keer handhaven.

Dat betekent niet dat je werknemers geen empathie kunt tonen of geen spierruimte kunt hebben voor noodsituaties.Bouw in plaats daarvan proactief die situaties in uw beleid op.Heb enige escalatie voor ongeplande afwezigheid.Men kan acceptabel zijn, maar twee kunnen een formele beoordeling veroorzaken.Maar onthoud: een ongeplande afwezigheid is veel anders dan een "no-show".

Sms'en dat ze te laat zullen zijn, ruilen met een collega, of ziek invoeren, geeft je op zijn minst op dat een werknemer niet zal werken zoals gepland en je tijd kan geven om een vervanging te vinden of je voor te bereiden op een onderbezette verschuiving.Een no-show kan je afvragen waar ze zijn, wat er is gebeurd en je hele team laten hangen.Heb een ander actieplan voor beide aanwezigheidsscenario's en pas dit toe op alle werknemers - inclusief supervisors en management.

3. Houd afwezigheid van werknemers bij

Als het gaat om het omgaan met de aanwezigheid van werknemers, is het belangrijk om volledige gegevens bij te houden.Hoe u afwezige personeelszuigers kunt volgen, hangt af van wat het beste werkt voor u en eventuele verschuivingsleiders of supervisors die het aanwezigheidsbeleid afdwingen.Een gemakkelijke manier om de tijd van uw werknemers te volgen, is met eenTime Clock App, die meteen handige klok in/klokken biedt.

Telkens wanneer een afwezigheid zich voordoet, noteer het, hetzij in uw tijdwaarnemerssysteem of in een werknemersprestatietool.Of overweeg om samen te stellenEen zelfstandige spreadsheetAlleen voor het volgen van aanwezigheidsproblemen.Zonder een strategie voor het documenteren van het ziekteverzuim op het werk, kan het moeilijk zijn om de aanwezigheid van werknemers en vlag bij te houden wanneer eenmalige ongeplande afwezigheid een patroon begint te worden.

Als uw team klein genoeg is, kan het beperken van de toegang tot uzelf voldoende zijn om het gedrag van werknemers te volgen.Maar als u niet overal tegelijk kunt zijn, zorg er dan voor dat andere supervisors ook een manier hebben om afwezigheden en late aankomsten te documenteren - zelfs als het slechts een afzonderlijke kolom of een notatie is op het shiftschema van dat week.

Waarom alles documenteren?De meeste staten hebben gelegaliseerdWill-werkgelegenheid, wat betekent dat werknemers kunnen worden afgewezen zonder dat werkgevers "rechtvaardig oorzaak" moeten vaststellen voor beëindiging.Dat betekent echter niet dat je dat hebt gedaanEen blanco cheque om te schieten wie je maar wilt-Bad-schietpraktijken kunnen u nog steeds in gevaar brengen voor een onrechtmatig beëindigingspak, en uw eerste verdedigingslinie is een goed gedocumenteerd papierpad.

Afwezigheden kunnen ook onder deFamily & Medical Leave Act (FMLA)en Americans with Disabilities Act (ADA) compliance, die werknemers juridische bescherming of accommodatie bieden voor verschillende soorten afwezigheid "evenementen".Sommige staten hebben vastgesteldVerplicht betaald ziekteverlofook.Houd verschillende afwezigheden bij, waaronder zowel geplande als ongeplande afwezigheid, om ervoor te zorgen dat u aan uw wettelijke vereisten als werkgever voldoet.En in het geval dat u een werknemer moet laten gaan voor afwezigheidsgerelateerde problemen, heeft u een record dat uw beslissingen ondersteunt.

4. Adres ongeplande afwezigheid en no-shows onmiddellijk

Afwezigheden gebeuren.Maar wanneer een werknemer ziek is of niet komt opdagen voor een verschuiving, gaat u rechtstreeks op de situatie aan.Laat niet te veel tijd (of zelfs een andere afwezigheid) tussendoor gaan.Zodra ze weer aan het werk gaan, ga zitten en een gesprek voeren over wat er is gebeurd, waarom het is gebeurd en wat er wordt verwacht dat ze vooruit gaan.Zorg ervoor dat ze weten of hun afwezigheid elk type disciplinaire maatregelen of een prestatieplan heeft veroorzaakt.

Afhankelijk van hoe lang de afwezigheid is geweest, wilt u misschien zelfs een formeel interview met terugkeer naar werk houden.Past onderzoekheeft aangetoond dat interviews met terugkeer naar werk een positieve invloed hebben op afwezigheidspercentages en zelfs beter kunnen werken voor kleine werkgevers.Door afwezigheid aan te pakken als ze terugkeren, zullen werknemers erkennen dat hun gedrag serieus wordt genomen en niet door onopgemerkt glijden.

5. Behandel de symptomen niet alleen, ontdek de oorzaak

Zoals we eerder hebben gesproken, zijn er geldige juridische redenen voor uitgebreide afwezigheid van werknemers zoals FMLA of ADA -compliance.Voor andere scenario's is dit het moment om te beslissen waar u de grens zult trekken.Hoe vaak kan een medewerker op vrijdag en maandag inroepen voordat het formele actie veroorzaakt?Kunnen ze het gewoon niet om de andere dinsdag op tijd lijken te maken?Is er een no-show teveel?

Als u een patroon opmerkt in de aanwezigheid van een werknemers, belt u het.Vraag hen direct waarom hun afwezigheid op bepaalde dagen de neiging heeft om op bepaalde dagen te vallen en gebruik uw documentatie als bewijs.Wijs op specifieke tijden en datums en kijk hoe ze reageren.

U kunt erachter komen dat er andere dingen buiten het werk zijn die van invloed zijn op de aanwezigheid van uw werknemer en tot overmatige afwezigheid leidt.Er is mogelijk een verschuiving in hun kinderopvangschema geweest, waardoor het moeilijk is om een oppas te vinden op bepaalde dagen van de week.Ze zijn misschien begonnen met nachtlessen en moeite hebben om het 's ochtends op tijd te maken.Uiteindelijk is het misschien helemaal niet de werknemer, maar hun schema.

Als uw werknemers een geldige redenering hebben voor overmatige afwezigheid en hun prestaties anders sterk zijn, zoek dan een manier om dingen samen te corrigeren.Maak een prestatieverbeteringsplan, updateFormulieren van de beschikbaarheid van werknemersen pas schema's aan waar u kunt als dat nodig is.Stel doelen voor hen in de komende 30 dagen - inclusief geen afwezigheid of traagheid meer.Maar als ze gewoon het werk missen om hun weekend vroeg af te trappen, is het tijd voor een aantal moeilijke beslissingen.

De sleutel hier is niet om dingen te ver te laten gaan.Hopelijk uw nieuweWerknemersbezoeksbeleidzal bij hun start de aanwezigheidsproblemen markeren en corrigeren.Het behouden van een open lijn van communicatie met uw werknemers kan hen ook helpen zich op hun gemak te voelen bij het bespreken van problemen met hun werkschema's die kunnen leiden tot afwezigheid.

6. Vergeet niet goed gedrag te belonen

Denk terug aan welke van uw werknemers het werk gemist, de laatste maand te laat is gekomen of ziek werd geroepen.Denk nu aan degenen die dat niet deden.Was het moeilijker?Gemakkelijker?Wie viel meer op?

Op de werkplek wordt afwezigheid vaak sterker gevoeld dan aanwezigheid, en om een goede reden.Als iemand niet opduikt om zijn werk te doen, legt dit een druk op het hele team.Maar hoe zit het met de werknemers die elke dag op tijd verschijnen en uw bedrijf soepel op de achtergrond laten lopen?

Laten we eens kijken naar de statistieken:

• Werknemers die zich niet herkend voelen op het werkTwee keer zoveel kans om te zeggen dat ze het volgende jaar van plan zijn te stoppen, terwijl werknemers die worden erkend loyaler en betrokken zijn.
• In het groeiende duizendjarige personeel van vandaag, tot 76% van de millennialszeg dat ze een baan zouden achterlaten als ze zich niet gewaardeerd voelden.
• Slechts één op de drie werknemers in de VS "zijn het er sterk mee eens" dat ze erkenning of lof hebben gekregen voor goed werk in de afgelopen zeven dagen.

Werknemers erkennen voor goede aanwezigheid en prestaties kan een van de laagste kosten zijn, maar de hoogste impactstrategieën voor uw bedrijf.Hoewel u zich misschien wilt concentreren op het wegwerken van de werknemers met slechte prestaties, wilt u niet de geweldige werknemers verliezen die u in het proces hebt.Zoek een manier om regelmatig een goede aanwezigheid te roepen en te belonen.Stimuleer werknemers om volgende maand de lijst te maken door beloningen aan te bieden die ze niet willen missen, zoals een extra vrije dag of een kans om een week hun eigen schema te kiezen.

Er is geen overnachtoplossing als het gaat om hoe het ziekteverzuim van werknemers kan worden vastgelegd.Je gaat waarschijnlijk nog steeds naar de oproepen over verrassende 'voedselvergiftiging' of de altijd-bijna-gewaarmerkte vrijdaggriep.Maar door eenEerlijke medewerkersaankomstbeleid, documenteren enOpvolging van de aanwezigheidPatronen, het aanpakken van afwezigheden wanneer ze zich voordoen, een actieplan hebben voor overmatig ziekteverzuim en het onthouden van een goede aanwezigheid zo vaak als de slechte, ongeplande afwezigheid de uitzondering begint te worden, niet de regel.U kunt mogelijk niet elk aanwezigheidsscenario oplossen, maar u kunt nieuwe verwachtingen voor uw team stellen en een strategie hebben voor het verzuim van werknemers.

FAQ's: ziekteverzuim op de werkplek

Vraag: Wat is verzuim op de werkplek?

A: Zwespelen op de werkplek is het frequente gebrek aan aanwezigheid door een werknemer zonder een geldige oorzaak.Het omvat geen zeldzame gevallen van onbeschikbaarheid vanwege oncontroleerbare situaties zoals ziekte of autoproblemen.

Vraag: Wat kan afwezigheid van bedrijven kosten?

A: Afwezigheid kan kostbaar zijn voor bedrijven.In 2020 heeft het ziekteverzuim naar verluidt bijvoorbeeld Amerikaanse bedrijven ongeveer $ 3.600 gekost voor elke werknemer per uur.

Vraag: Hoe kunnen bedrijven omgaan met ziekteverzuim op de werkplek?

A: Bedrijven kunnen ziekteverzuim aanpakken door een eerlijk beleid voor medewerkers te implementeren, het consequent te handhaven, volledige gegevens van afwezigheid bij te houden, ongeplande afwezigheid en no-shows onmiddellijk aan te pakken, proberen de onderliggende oorzaken van afwezigheid te begrijpen en een goede aanwezigheid te belonen.

Vraag: Wat is de rol van een medewerker bijwonende beleid bij het beheren van ziekteverzuim?

A: Een werknemersbezoeksbeleid speelt een cruciale rol door verwachtingen voor werkgedrag en disciplinaire maatregelen duidelijk te maken voor alle teamleden.Het beleid moet verschillende soorten afwezigheden en de respectieve gevolgen in duidelijke taal definiëren.

Vraag: Hoe belangrijk is het om afwezigheid op de werkplek te documenteren?

A: Het documenteren van afwezigheid is van vitaal belang omdat het bedrijven in staat stelt om aanwezigheidspatronen te volgen en te identificeren wanneer incidentele ongeplande afwezigheid een patroon wordt.Het dient ook als een record dat beslissingen ondersteunt in het geval van afwezigheidsgerelateerde disciplinaire kwesties of beëindigingen.

Vraag: Hoe kan een bedrijf goed gedrag belonen om het ziekteverzuim te beheren?

A: Dit kan worden bereikt door regelmatig werknemers te erkennen die consequent op tijd verschijnen en stimulansen aanbieden zoals een extra vrije dag of de kans om een week hun eigen schema te kiezen.

Vraag: Hoe kan het begrijpen van de oorzaak van ziekteverzuim helpen bij het beheren ervan?

A: Inzicht in de oorzaak van ziekteverzuim helpt bedrijven om het probleem effectiever aan te pakken.Als de oorzaken gerelateerd zijn aan persoonlijke of planningsproblemen, kunnen bedrijven samenwerken met de werknemers om schema's aan te passen of plannen voor prestatieverbetering te maken.Deze aanpak helpt bij het aanpakken van de oorzaak van het probleem, in plaats van alleen de symptomen.